Cotización base

corresponde al valor que, de conformidad con la información sobre novedades permanentes suministrada por el aportante, configura el monto total periódico de las cotizaciones a su cargo frente a cada una de las administradoras.

Datos básicos

Son los datos referidos a la identificación del afiliado: apellidos, nombres, fecha de nacimiento, sexo, tipo y número de documento de identificación y condición de supervivencia.

Datos complementarios

Son los datos adicionales del afiliado y del aportante, si fuere el caso, relacionados con su ubicación geográfica e información de con¬tacto, la administración del riesgo en salud y demás que determine el Ministerio de Salud y Protección Social.

Declaraciones

manifestaciones generales o específicas, que el usuario debe hacer al realizar transacciones en el SAT.

Empleador

Comprende a las personas naturales o jurídicas que tienen la obligación directa frente a la entidad administradora de cumplir con el pago de aportes correspondientes a uno o más de los servicios o riesgos que conforman el Sistema.

Ficha de caracterización socioeconómica

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.8.1.4 del Decreto número 1082 de 2015, es una herramienta de re¬colección de información socioeconómica de los hogares, diseñada para carac¬terizar la población.

Información de referencia

Es la información que permite validar la identifi¬cación y datos básicos de los afiliados, el cumplimiento de los requisitos para la afiliación y las novedades en los regímenes contributivo y subsidiado, o que permite garantizar la integridad y consistencia de esta.

Inscripción a la EPS

Es la manifestación de voluntad libre y espontánea del afiliado de vincularse a una Entidad Promotora de Salud a través de la cual recibirá la cobertura en salud.

Instituciones Financieras

la persona o personas que estando autorizadas para ello por la ley, ejecutan las siguientes funciones: 1. Servir de intermediario entre el Aportante y las Administradoras, para la realización de las transacciones de débito y de crédito en las cuentas respectivas. Para este efecto, no se podrán modificar los valores de los aportes contenidos en la Planilla Única de Autoliquidación, por tanto las operaciones de débito y de crédito sólo se realizarán por los montos establecidos en dicha Planilla. Para efectos del costo de la transacción financiera, se entiende como una sola transacción la operación de débito de una cuenta de un titular y su abono a una o varias cuentas de otro u otros titulares. 2. Comunicar la información de las transacciones financieras a los Aportantes y a las Administradoras y a las autoridades pertinentes. 3. Aplicar las reglas de seguridad y validación definidas para el sector financiero. 4. Realizar los procesos de conciliación y contingencias relacionados con el proceso de las transacciones financieras.

Movilidad

Es el cambio de pertenencia a un régimen dentro de la misma EPS para los afiliados en el Sistema General de Seguridad Social en Salud focalizados en los niveles I y II del Sisbén y algunas poblaciones especiales.

Novedades

Son los cambios que afectan el estado de la afiliación, la condición del afiliado, la pertenencia a un régimen o la inscripción a una entidad promo¬tora de salud y las actualizaciones de los datos de los afiliados. Novedades comprende todo hecho que afecte el monto de las cotizaciones a cargo de los aportantes o de las obligaciones económicas que estos tienen frente al sistema. Las novedades pueden ser de carácter transitorio o permanente: a) Novedades transitorias son las que afectan temporalmente el monto de las obligaciones económicas a cargo del aportante, tales como incapacidades, suspensiones del contrato de trabajo y variaciones no permanentes del Ingreso Base de Cotización, y b) Novedades permanentes son las que afectan la cotización base a cargo del aportante en relación con una determinada entidad administradora, tales como ingresos al sistema, cambios de empleador o retiro, traslado de entidad administradora y cambios permanentes en el Ingreso Base de Cotización, trabajadores dependientes al servicio de más de un patrono, cambio de condición de independiente a dependiente, o viceversa.

Operador de Información

el conjunto de funciones que se enumeran a continuación, las cuales serán asumidas por las entidades que se señalan en el artículo 3.2.3.7 del presente decreto: 1. Suministrar al Aportante el acceso a la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, por vía electrónica. 2. Permitir al Aportante el ingreso de los conceptos detallados de pagos, así como su modificación o ajuste previo a su envío o su corrección posterior. El ingreso de la información detallada de los pagos se podrá realizar mediante la digitación de la información directamente en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a la Seguridad Social o de la actualización de los datos del período anterior, si lo hubiere; o la captura de los datos de un archivo generado por el Aportante u otros. 3. Aplicar las reglas de validación y generar los informes con las inconsistencias encontradas, para su ajuste o modificación previa a su envío, el cual se hará dentro de los términos establecidos en la ley, así como contar con una validación respecto de los elementos propios del pago y solicitar autorización para efectuar la transacción financiera. 4. Generar los archivos de salida, los reportes e informes que se requieran para los actores del Sistema o para las autoridades. 5. Almacenar durante un período de tiempo no inferior a tres (3) meses, el registro de identificación de Aportantes y la información histórica de la Planilla. 6. Mantener la conexión con la(s) Institución(es) Financiera(s) y/o los Sistemas de Pago, que permitan al Aportante efectuar el débito a su cuenta y a las Administradoras recibir los créditos correspondientes. 7. Suministrar a quien corresponda, oportunamente, la información necesaria para efectuar la distribución de los pagos. 8. Realizar los procesos de conciliación y contingencias del proceso de intercambio de información. 9. Cumplir con el estándar de seguridad ISO 17799, de manera que sus políticas y prácticas de seguridad se enmarquen dentro de dicha norma que garantiza la seguridad necesaria en el proceso de remisión y recepción de la información. 10. Si ello se requiere, interactuar directamente con sistemas de pago electrónico, para efectuar la liquidación de los débitos a las cuentas de los Aportantes y de los créditos netos a las cuentas de los Administradores. Para los efectos de lo señalado en este numeral, los operadores de información serán responsables de las funciones señaladas en el numeral siguiente.

Órgano de Administración del RUAF

Es el Ministerio de Salud y Protección Social, entidad a la cual corresponderá administrar el sistema de información que conforma el RUAF. Dicha administración podrá ejercerla en forma directa, o a través de una empresa especializada designada para el efecto

Órganos de control

Comprende al Ministerio de Salud y Protección Social, a la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales y a las Superintendencias Financiera, de Salud y de Subsidio Familiar, quienes ejercen, en el marco de sus propias competencias, funciones de control del cumplimiento de las obligaciones que la ley establece para con el Sistema. En cada caso, esta expresión se entenderá referida a la entidad o entidades que ejerzan, conjunta o separadamente, las tareas de inspección, vigilancia y control con respecto a una entidad administradora, empleador, afiliado, o riesgo, según resulte pertinente.

Paz y salvo

es el documento que la Caja de Compensación Familiar otorga al afiliado, cuando solicite su desafiliación.

Plan de beneficios

Es el conjunto de tecnologías en salud a que tienen derecho los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud definido conforme a la normativa vigente, el cual será modificado y tendrá el alcance que se deter¬mine en la reglamentación que expida el Ministerio de Salud y Protección Social en desarrollo de lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1751 de 2015.

Población no pobre o no vulnerable

Para efectos de la afiliación al Régimen Subsidiado mediante el mecanismo de contribución solidaria, se entiende por población no pobre o no vulnerable las personas que de acuerdo con la infor¬mación generada por el Sistema de Identificación de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales (Sisbén) o por el instrumento que lo sustituya, no se cla¬sifican como pobres y vulnerables, no forman parte de los grupos poblacionales definidos en el artículo 2.1.5.3.1. de este decreto y de acuerdo con su nivel de ingreso y condiciones de vida no tienen capacidad de pago para asumir el valor total de la cotización requerida para poder afiliarse al Régimen Contributivo.

Poblaciones especiales

Son las personas que, por sus condiciones de vulnera¬bilidad, marginalidad, discriminación o en situación de debilidad manifiesta, se¬gún lo dispuesto por la ley o por la presente Parte deben pertenecer al Régimen Subsidiado.

Registro

proceso mediante el cual las personas naturales o jurídicas se registran en el SAT, previa validación de su identificación, con base en la información de referencia de las entidades responsables de la expedición de los documentos de identificación.

Registro de novedades

Es el acto de actualización de la información de los da¬tos básicos y complementarios de los afiliados y de las novedades de la afiliación en el Sistema de Afiliación Transaccional.

Registro en el Sistema de Afiliación Transaccional

Es el acto a través del cual se registra, por una única vez, la información de los datos básicos y complemen¬tarios de los afiliados en el Sistema de Afiliación Transaccional.

Riesgos

La expresión “riesgos” comprende los eventos que están definidos en los sistemas General de Pensiones, de Seguridad Social en Salud y General de Riesgos Laborales, regulados por la Ley 100 de 1993, el Decreto-ley 1295 de 1994 y sus decretos reglamentarios.

Rol

condición de un usuario registrado y autenticado en el SAT, que le da la competencia para realizar determinadas transacciones.

Rol Caja de Compensación Familiar

condición del representante legal de una Caja de Compensación Familiar (CCF), o a quienes autorice o delegue en el SAT, para: 1 Consultar las transacciones que realicen sus afiliados, realizar las verificaciones de su competencia y reportar toda la información relacionada con la afiliación y reporte de novedades de su población afiliada. 2 Efectuar las transacciones de acuerdo con sus obligaciones con el Sistema de Subsidio Familiar y las otorgadas por el mecanismo de Protección al Cesante en el Sistema de Seguridad Social Integral.

Rol Empleador Persona Jurídica

condición del representante legal de una persona jurídica que tiene la calidad de empleador, o a quien este autorice o delegue en el SAT, para efectuar las transacciones de afiliación, reporte de novedades, y hacer las consultas que le sean habilitadas por el SAT, de acuerdo con sus obligaciones con el Sistema de Subsidio Familiar.

Rol Empleador Persona Natural

condición de una persona natural que tiene la calidad de empleador, o a quien este autorice o delegue en el SAT, para efectuar las transacciones de afiliación y reporte de novedades y hacer las consultas que le sean habilitadas por el SAT, de acuerdo con sus obligaciones con el Sistema de del Sistema de Subsidio Familiar.

Rol Ministerio del Trabajo

condición del representante legal del Ministerio del Trabajo, o a quien este autorice o delegue en el SAT, para consultar las transacciones efectuadas por los actores del Sistema de Subsidio Familiar sobre la afiliación y novedades del Sistema de Subsidio Familiar, y administrar la asignación de roles que apliquen.

Rol Pagador de Pensiones

condición del representante legal de una entidad pagadora de pensiones, o a quien este autorice o delegue para efectuar las transacciones y hacer las consultas que le sean habilitadas por el SAT de acuerdo con sus obligaciones con el Sistema de Subsidio Familiar.

Rol Persona Natural

condición de una persona natural, nacional o extranjera, que efectúa la transacción de afiliación y reporte de novedades que afecten el estado de la afiliación o la condición del afiliado o de las personas a cargo, de acuerdo con sus obligaciones con el Sistema de Subsidio Familiar.

Rol Superintendencia de Subsidio Familiar

condición del representante legal de la Superintendencia de Subsidio Familiar, o a quien este autorice o delegue para consultar las transacciones efectuadas por los actores del Sistema de Subsidio Familiar en el SAT, así como para efectuar el reporte de información de las actuaciones que se relacionen con las cajas de compensación familiar.

Sistema

el Sistema de la Protección Social, que incluye la operación de los subsistemas de pensiones, salud y riesgos laborales de Sistema de Seguridad Social Integral y al Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena), al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y a las Cajas de Compensación Familiar.

Sistema de Identificación de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales (Sisbén)

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.8.1.1. del Decreto núme¬ro 1082 de 2015, es un instrumento de la política social, para la focalización del gasto social, el cual utiliza herramientas estadísticas y técnicas-que permiten identificar y ordenar a la población, para la selección y asignación de subsidios y beneficios por parte de las entidades y programas, con base en las condiciones socioeconómicas en él registradas.

Subsistemas

cada uno de los componentes del “Sistema”.

Trabajador independiente

Persona natural que realiza una actividad económica o presta sus servicios de manera personal y por su cuenta y riesgo.

Transacción

es el trámite en línea que puede realizar un usuario en el SAT.

Traslado de EPS dentro de un mismo régimen

Es el cambio de inscripción de EPS dentro un mismo régimen.

Traslado de EPS entre regímenes diferentes

Es el cambio de inscripción de EPS de regímenes diferentes.

Traslados

Son los cambios de inscripción de entidad promotora de salud dentro de un mismo régimen.

Usuario

persona que se registra y autentica en el SAT para realizar transacciones.

Validación

Es la verificación de la información que reporta el afiliado, el apor¬tante o la entidad territorial contra la información de referencia. En el caso de la validación de la identificación y datos básicos de las personas, la validación se realizará contra las tablas construidas a partir de la información reportada por las entidades responsables de la expedición de los documentos de identidad.